Kurz

• Seminář je určen veřejnoprávním i soukromoprávním původcům, kteří vedou spisovou službu v listinné nebo elektronické podobě. Je určen pro pracovníky podatelen a spisoven nebo administrativní pracovníky menších původců, kteří agendu vedení spisové služby vykonávají vedle dalších pracovních úkolů. Vhodný bude nejen pro úplné začátečníky, ale také pro ty, kteří sice již mají s vedením spisové služby zkušenost, avšak potřebují si tuto problematiku více ujasnit a dozvědět se aktuální stav legislativy v roce 2016.

• Aktuální informace o provádění spisové služby Jak správně postupovat při ukládání dokumentů, účetních a daňových dokladů, jak provádět skartační řízení a vyřazováním dokumentů. Povinnosti veřejnoprávních i soukromoprávních původců v oblasti spisové služby. Přehled platné legislativy týkající se různých odvětví (např. průmysl, školství, zdravotnictví, služby, obce a jimi zřizované příspěvkové subjekty).

• AKTUÁLNÍ ZNĚNÍ ZÁKONA O ARCHIVACI A SPISOVÉ SLUŽBĚ PRO ROK 2016 - zákon číslo 56/2014 Sb., kterým se mění zákon číslo 499/2004 Sb. Seznámení se zásadami novely a aplikace v praxi.

*NOVELA ZÁKONA O ARCHIVACI zákonem ze dne 19.9.2016. Stručné seznámení s novelou

• PROVÁDĚCÍ VYHLÁŠKA č. 283/2014 Sb., kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Vysvětlení nových povinností a postupů dle nové vyhlášky veřejnoprávního původce od 1. 1. 2015.

• Zásady pro vedení spisové služby (písemná, elektronická forma). Dokumenty ve firmách a organizacích, podací deník, evidence, rozdělování, vyřizování, odesílání, ukládání a vyřazování dokumentů. Co vše je vlastně dokument ve firmě a organizaci. Kdy je povinnost uchování analogový dokument a kdy je možné uchovávat pouze digitálně.

• Jak pracovat s dokumenty. Postup u podnikatelských subjektů, u příspěvkových organizací, u organizačních složek státu, u nevýdělečných subjektů, u fyzických osob.

• Evidence dokumentů ve spisovnách organizací. Zřizování a vedení spisoven. Jak postupovat v případě zrušených subjektů - zabezpečení jejich dokumentů.

• Ukládání účetních a daňových dokladů. Evidence e-mailové pošty, kdy a jak možno e-maily skartovat, specifika faxů, informací na digitálních mediích.

• Ukládání dokumentů v digitální podobě - opatření dokumentů metadaty, výstupní datové formáty, spisovny dokumentů v digitální podobě součástí el. systému spisové služby. Národní digitální archiv.

• Návaznost na datové schránky, možnosti archivace zpráv doručených do datové schránky; možná řešení ve firmách.

• Co a jak dlouho musíme uchovávat, archivovat. Rozdílné doby podle určení v příslušné legislativě. Doklady personální povahy, ekonomické povahy, podklady pro zdravotní pojišťovny, správu sociálního zabezpečení a další.
• Skartační řízení, výběr archiválií ve skartačním řízení, předání do archivní péče a zpřístupňování archiválií. Síť a působnost archivů v ČR.
• Diskuse, zodpovídání dotazů účastníků semináře.

• ÚČASTNÍCI SEMINÁŘE OBDRŽÍ AKTUÁLNÍ ZNĚNÍ UZ ARCHIVACE.